Policies – Obligations
POLICIES
CONFIDENTIALITY POLICIES
The Township of Melbourne is committed to implementing the necessary mechanisms to facilitate access to documents and protect the personal, sensitive or confidential information.
It recognizes the importance of respecting privacy and protecting the personal information it holds.
Documents available in french only
* Politique en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. (document)
* Politique de confidentialité (document)
* Politique de prévention et de prise en charge du harcèlement, de la violence et de l’incivilité au travail. (document)
Charte de la langue française
Publication of the number of positions
Publication of the number of positions for which knowledge or a level of knowledge of a language other than French was required or desirable as of December 31st, 2023
In compliance with section 20.1 of « la Charte de la langue française » and section 11 of the Regulation respecting the language of the Administration, our (municipality/MRC/regie) is required to publish the following information on its website:
1. Total number of positions for which knowledge or a level of knowledge of a language other than French is required (necessary) : 0
2. Total number of positions for which knowledge or a level of knowledge of a language other than French is desirable (an asset): 0
3. Total number of employees of the Township of Melbourne at the end of the fiscal year: 4
Directives linguistique (french only)
Adoptée par les membres du Conseil municipal le 7 octobre 2024
Résolution numéro 2024-10-07, 4
PRÉAMBULE
La Charte de la langue française prévoit que chaque organisme de l’Administration assujetti à la Politique linguistique de l’État adopte une directive précisant la nature des situations dans lesquelles il entend utiliser une langue autre que le français dans les cas permis par la loi (Chapitre C-11 Charte de la langue française Article 29.15).
OBJECTIFS
Cette Directive vise à :
- Informer le personnel relativement aux règles à suivre avant d’employer une autre langue que le français;
- Préciser les lignes directrices relatives à l’utilisation d’une autre langue que le français au sein de l’organisation;
- Assurer la cohérence des pratiques au sein de l’organisation;
- Assurer la conformité des organismes relativement à leur devoir d’exemplarité.
EXCEPTIONS APPLICABLES
Liste des exceptions prévues à la Charte de la Langue française et aux règlements d’application.
Thème 3 – Les communications écrites et orales avec les personnes physiques et autres communications
Lorsque la sécurité publique l’exige – CLF 22.3
L’organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications lorsque la sécurité publique l’exige.
- Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l’organisme entend-il utiliser une autre langue que le français? Lors de situations d’urgence comme les inondations, évacuation, événements environnementaux, etc.
- Quelles mesures ou instructions mises en place par l’organisme doivent être respectées avant qu’une autre langue que le français puisse être utilisée? La municipalité peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications lorsque la sécurité publique l’exige, et ce lors de situations de mesures d’urgence.
Personne déclarée admissible à l’enseignement en anglais – CLF 22.3
L’organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications afin de fournir des services en anglais à une personne déclarée admissible à recevoir l’enseignement en anglais, conformément à la CLF, mais non visée par les articles 84.1 et 85 (exemption pour séjour temporaire).
- Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l’organisme entend-il utiliser une autre langue que le français? Lors des demandes de renseignements concernant son dossier, les collectes et les services municipaux et pour les informations utiles.
- Quelles mesures ou instructions mises en place par l’organisme doivent être respectées avant qu’une autre langue que le français puisse être utilisée? Sur demande de citoyens ayant des difficultés à comprendre le français, la municipalité peut utiliser une autre langue, en plus du français.
Personne admissible à l’enseignement en anglais – CLF 22.2
L’organisme peut correspondre ou communiquer autrement par écrit en anglais, sans avoir l’obligation d’utiliser également la langue officielle, lorsqu’une personne déclarée admissible à recevoir l’enseignement en anglais en vertu des dispositions de la section I du chapitre VIII de la CLF, autre que les articles 84.1 et 85 (exemption pour séjour temporaire), en fait la demande.
- Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l’organisme entend-il utiliser une autre langue que le français? Lors des demandes de renseignements concernant son dossier, les collectes et les services municipaux et pour les informations utiles.
- Quelles mesures ou instructions mises en place par l’organisme doivent être respectées avant qu’une autre langue que le français puisse être utilisée? Notre municipalité peut correspondre ou communiquer en anglais exclusivement avec une personne physique admissible à recevoir l’enseignement en anglais si celle-ci en fait expressément la demande, lorsque cela est possible.
Correspondance en anglais avant le 13 mai 2021 – CLF 22.2
L’organisme peut correspondre ou communiquer autrement par écrit en anglais lorsque l’Administration correspondait seulement en anglais avec une personne physique en particulier relativement à un dossier la concernant avant le 13 mai 2021 et pour un motif autre que l’état d’urgence sanitaire.
- Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l’organisme entend-il utiliser une autre langue que le français? La correspondance relative à un dossier concernant cette personne et lors des demandes de renseignements concernant la collecte des matières résiduelles, la vidange des fosses septiques, les comptes de taxes, les avis d’évaluation, etc.
- Quelles mesures ou instructions mises en place par l’organisme doivent être respectées avant qu’une autre langue que le français puisse être utilisée? Le citoyen doit nous rappeler et nous montrer qu’il a communiqué avec nous dans une autre langue que le français avant la date requise pour que nous puissions continuer.
Thème 4 – L’affichage
Santé et sécurité – CLF 22
L’organisme peut afficher en français et dans une autre langue lorsque la santé ou la sécurité publique l’exigent.
- Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l’organisme entend-il utiliser une autre langue que le français? La municipalité peut afficher en français et dans une autre langue lorsque la sécurité publique l’exige.
- Quelles mesures ou instructions mises en place par l’organisme doivent être respectées avant qu’une autre langue que le français puisse être utilisée? La municipalité peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications lorsque la sécurité publique l’exige, et ce lors de situations de mesures d’urgence.
